راز موفقیت : ۱۰ فوت و فن برای بهبود کیفیت نتایج که از آن ها بی اطلاعید!

منبع : برای فردا
این مقاله برگرفته از کتاب « راه و چاه موفقیت » نوشته ی مارک مک کورمک است.

نتیجه*ی مطلوب گرفتن از تلاش*ها، مشخصه*ای است که فرد یاد می*گیرد و شما هم می*توانید آن را به کار ببرید و در درازمدت در این زمینه استاد شوید. تمامی چیزی که می*طلبد، صبر و حوصله است و درک اصولی که به کار می*برد و تمرین کافی تا عادت*های خوبتان را به جزئی طبیعی از کارهای روزانه*تان تبدیل نمایید. عادت*های خوب، عادت*های بد را دفع می*کنند، به خصوص در جاهایی که از سازمان یافتگی و کارآمدی صحبت به میان باشد. متأسفانه، عادت*های خوب به طور طبیعی به سراغ آدم نمی*آید. آن*ها را باید تمرین کرد و یاد گرفت. در این مقاله، فوت*وفن*هایی یادتان می*دهم تا دراین زمینه راهتان بیندازد.
۱-فهرست خود را جلوی چشم مجسم کنید

استفاده از تجسم خلاق و مجسم کردن فهرست، به مدیتیشن شباهت دارد، با این تفاوت که پربارتر و خلاقانه*تر است. فهرست شما شاید خوش*بینانه یا بدبینانه باشد؛ اما تنها روش واقعی برای اضافه کردن خود در داخل فهرست، این است که مشخص کنید هر کاری بر روی آن چقدر طول می*کشد، میزان موفقیت را با در نظر داشتن موانع، مشخص نمایید. فقط در آن صورت است که می*توان جدول زمان*بندی*تان را اصلاح و آن را واقع*گرایانه*تر گردانید.

مجسم کردن، تله پاتی یا مثل صعود آزاد چتربازها نیست. مجسم کردن فقط می*طلبد چشم*هایشتان را ببندید و خود را در حال انجام فعالیتی ببینید که در فهرست نوشته*اید. اگر نخستین کار بر روی فهرست، رفتن به مجتمع تجاری و خرید چند قلم جنس است، نیاز دارید که خود را در اتومبیل تصور کنید و سفر رفت*و برگشتتان را به آن مجتمع مجسم نمایید. با در نظر داشتن ترافیک صبحگاهی، رفت و برگشت از فروشگاه چقدر طول می*کشد؟ بعد وقتی را که پارک کردن اتومبیل می*گیرد، محاسبه نمایید. وقتی که در فروشگاه برای پیدا کردن و خرید می*گذرانید چطور؟ چقدر در صف پرداخت پول اجناس وقت می*گذرانید؟ ترافیک برگشت به خانه چقدر از وقتتان را خواهد گرفت؟

این مقاله را مطالعه کنید : قبل از خرج کردن فکر کنید : ۵ پرسش کلیدی که باید قبل از خرید از خودتان بپرسید

اگر پس از مجسم کردن این رفت و برگشت، لااقل ۳۰ دقیقه برایش وقت تعیین کردید، ولی بر روی فهرست، ۱۵ دقیقه وقت گذاشته بودید، باید آن را تغییر دهید و لااقل ۴۵ دقیقه برایش وقت در نظر بگیرید. این رویکرد اجازه می*دهد با دوستی هم که در فروشگاه به او برخورده*اید، گپی بزنید و یا اگر ازدحام جمعیت را دست کم گرفته بودید، بی*دغدغه دنبال جای پارک بگردید.

تنها راه درست محاسبه کردن وقتی که نیاز دارید، مجسم کردن کاری است که خیال انجامش را دارید. من رفت و برگشت به یک فروشگاه را به عنوان مثال آوردم، ولی شما این کار را با تک تک کارهایی که در فهرست نوشته*اید، باید انجام دهید. این راهبرد اجازه می*دهد در چهارچوب زمان واقعی فکر کنید و وقتی سراغ انجام دادن آن*ها رفتید، خواهید دید که معجزه می*کند.
۲-حتی وقتی نیازی نیست در اتاقتان را ببندید

اگر احتمال دارد که مدام کسانی مزاحم کارتان شوند، حتی اگر روی پروژه*ای فوق سری هم کار نمی*کنید، سعی کنید در اتاقتان را ببندید، بستن در اتاق، پیامی به اطرافیان می*فرستد، به خصوص اگر این کاری است که به ندرت انجام می*دهد.

ابتدا، اطرافیانتان با خود فکر می*کنند که «قضیه چیست؟ حتماً مشکلی پیدا کرده که در را روی خودش بسته. این کار به او نمی*آید»

ولی این شوک کوچک به تدریج مرتفع می*شوند، بعد از آن وقتی نیاز دارید روی کاری تمرکز داشته باشید، کماکان در را ببندید و وقتی نیازی نیست، بازش بگذارید. ولی در بدو امر، بستن در صرفاً به خاطر بستنش، به دیگران یاد می*دهد که وقت و فضای شما را محترم بشمارند، هیچ وقت مثل همین الآن نیست.
۳-هدف*هایی روزانه برای خود تعیین کنید که فراتر از فهرست روزانه*تان روند

شاید هدفی یک، دو، سه، چهار، پنج یا ده ساله برای خود تعیین کرده باشید، اما تا وقتی موفق نشوید به تعدادی از هدف*های اولیه دست*یابید، هدف*های دراز مدتتان، دست یافتنی باقی خواهند ماند. نه تنها باید به تعیین هدف*ها عادت نمایید، باید ضمناً یاد بگیرید چطور به آن*ها دست*یابید. باید یاد بگیرید که دست یافتن به آن*ها و خط زدنشان از روی فهرست چه احساسی دارد؛ و نیاز دارید رضایت خود دست یافتن به هدفی با ارزش را تجربه نمایید.

این مقاله را مطالعه کنید : با هدف*گذاری شکست خواهید خورد، به سیستم*ها فکر کنید!

یکی از روش*های خوب برای عادت دادن خود به تعیین هدف و تجربه*ی هیجان دست یافتن به هدف این است که هر روز هدفی برای خود در نظر بگیرید که بر روی فهرست کارهای روزانه*تان وجود ندارد. به عنوان مثال، فهرست کارهایتان ممکن است شامل یک ملاقات، یک فراخوانی جلسه، یک نهار، خواندن ۵۰ صفحه برای بازنگری و نقد و بازی بسکتبالی باشد که باید در آن حضور یابید. ولی هدف روزتان شاید در این جمله خلاصه شده باشد؛ از هر که امروز ملاقات کردی، یک پرسش اضافی بپرس.

این هدف، به خودی خود یک کار نیست، اگر چه طی روز از شما کار عملی می*طلبد. این هدفی است که زندگی کوتاه*مدتی دارد و می*تواند به طور کامل ارزیابی شود. با مجبور کردن خویش به طرح یک پرسش اضافی از هر که ملاقات می*کنید، حتی اگر فقط در مایه ی این باشد که «امروز حالت چطوره؟» و بعد «حال بچه*هایت چطوره؟» ذهن خود را گسترش داده و رابطه*ی خود را با اطرافیانتان تقویت کرده*اید.

باگذشت زمان، هدف*های خود را بزرگ*تر کنید. مثلاً «امروز با دو تن از دوستان تماس بگیر» یا «امروز از قضاوت*های منفی خودداری کن». هر یک از این هدف*های روزانه، در خارج از فهرست کارهای روزانه*تان قرار دارد، ولی انجام دادن آن*ها شما را به پیاده کردنشان عادت می*دهد. وقتی نوبت به هدف*های یک، پنج، و ده ساله*تان می*رسد، دیگر به یک حرفه*ای تمام عیار تبدیل شده*اید.
۴-فهرست دیروزتان را با واقعیت*های امروزتان بازبینی کنید

تاریخ بی*رحم*ترین دارو است. مهم نیست چقدر وقت صرف مجسم کردن برنامه*های کاری*تان می*کنید و اهمیت ندارد تا چه حد در کنترل اختلال*ها در کارتان، استاد شده*اید، به هر حال همیشه شرایطی به وجود می*آید که قابل پیش*بینی نبوده*اند، موقعیت*هایی که در کارتان اختلال به وجود می*آورند. وقفه ایجاد می*کنند و در یک کلام، جدول زمان*بندی*تان را به هم می*ریزند. این که چطور خود را با این جور شرایط وفق می*دهید، معیاری است که بر اساسش می*توانید قابلیت خود را برای دست یافتن به هدف*هایتان بسنجید.

فوت و فن خوبی که کمکتان می*کند انعطاف*پذیری خود را در برابر دنیای واقعی بسنجید و درجه*بندی کنید، این است که فهرست کارهایی را که دیروز باید انجام می*دادید، بررسی کنید و ببینید که تا چه حد واقع*بینانه بوده است. آیا همه*ی کارهای روی فهرست را انجام داده*اید؟ اگر نه چرا موفق به انجامشان نشده*اید؟ کدام کار بیش از آن چه انتظار داشته*اید طول کشیده؟ و کدام یک را زودتر از آن چه فکر می*کرده*اید، به پایان رسانده*اید؟ آیا کسی شما را به خاطر جلسه یا تماسی تلفنی معطل کرده؟ اگر این طور است، واکنش شما چه بوده؟

نگاهی به همه*ی این پرسش*ها در صبح روز بعد، دیدگاه تازه*ای درباره*ی اتفاقات روز قبل در اختیارتان می*گذارد و به شما اجازه می*دهد هر خطایی را که ناآگاهانه و پیوسته، در برنامه*ریزی داشته*اید، تصحیح کنید. چک کردن فهرست دیروز، ضمناً ابزار خوبی است برای قضاوت در مورد مهارت*های انعطاف*پذیری*تان. اگر روزتان شلوغ بوده و مدام در کارتان اختلال به وجود آمده و با این وجود توانسته*اید سر وقت کارهایتان را به پایان ببرید، شاید برای هدف بزرگتان سازمان یافتگی کامل پیدا کرده باشد.
۵-هزینه و بازده وقتتان را محاسبه نمایید

می*دانید که وقت، طلاست؛ و می*دانید که وقت شما، هم ازنظر مالی و هم از نظر «فرصت کاری» (کارهایی که می*توانستید انجام دهید اگر کار نمی*کردید و یا یک ساعت مرخصی داشتید) چه ارزشی دارد؛ اما آیا تا به حال وقت گذاشته و هزینه و بازده وقتتان را حساب کرده*اید؟ اگر نه حالا وقتش رسیده که این کار را انجام دهید.

نمی*توانید همه*ی لحظات زندگی روزانه*تان را کنترل کنید، ولی تمرین خوبی است که تلاش*هایتان را در رابطه با مقدار وقتی که روی پروژه یا کاری به خصوص می*گذارید، محاسبه کنید و ببینید که چقدر بازدهی دارند. گاهی این حساب و کتاب می*تواند بس دشوار باشد. اگر روی پروژه*ای کار می*کنید که قرار است یک میلیون دلار برای کمپانی*تان بازده داشته باشد، ولی شما یکی از ۲۰ نفری هستید که به درجات مختلف در این پروژه سهم دارند، سهمتان در آن به سختی قابل محاسبه است؛ ولی به هر حال این کار ارزش امتحان کردن را دارد. از آن جا که بعید است دیگران این تحلیل را ببیند، برآوردهایتان به همان درستی و خوبی هر کسی دیگری است. همین*طور برآوردتان از این که ارزش دلاری و «هزینه*ی فرصتی» وقتتان چقدر است؟
حساب ارزش وقت خود را نگه*دارید و آن را مقایسه کنید با بازدهی*ای که دارد. از آن چه دستگیرتان می*شود، تعجب خواهید کرد.
نتایجی که به دست می آورید نسبت مستقیمی با تلاش های شما دارد. دنیس وایتلی
-برای کارهایتان در طی روز، از زمان*سنج استفاده کنید
اگر دقیقاً نمی*دانید گلچین نامه*های دریافتی و خواندنشان، تماس با یک مشتری، قهوه خوردن، نوشتن یک یادداشت و راندن تا برگر کینگ و برگشتن، چقدر وقت می*گیرد، بهتر است از زمان*سنج استفاده کنید و وقتی را که می*برند، مشخص نمایید. به علاوه، برای آن که حساب مدت این کارها را برای آینده داشته باشید، همین استفاده از زمان*سنج و تعیین مدت کارها باعث می*شود روی کارها تمرکز بیشتری داشته باشید. هیچ چیز به اندازه*ی داشتن حساب و کتاب زمانی کارها، به تمرکز سریع*تر شما کمک نمی*کند. وظایف مشخص*تر می*شوند، شور و انرژی*تان افزایش می*یابد و در چشم به هم زدنی کاری را انجام می*دهید که معمولاً نصف روز از شما وقت می*گرفته است. زمان*هایی را که محاسبه کرده*اید برای ارجاعات بعدی نگه*دارید. پس از چند هفته، قادر خواهید بود بر اساس حساب *و کتاب*های قبلی، همه*ی فعالیت*های روزانه خود را در ظرف چند دقیقه برنامه*ریزی کنید. وقتی زمان*سنج خود را بیرون می*کشید، شاید نگاه*های عجیب و غریبی تحویل بگیرید. ولی وقتی به تدریج، نتایج بهتری نصیبتان شد، همه رمز و راز موفقیت تان را از شما خواهند پرسید.
۷-کار روی «اما» هایتان
همه*ی ما همین کار را می*کنیم. همه، از وابسته*های توصیفی استفاده می*کنیم: چیزهایی که وقتی طرف صحبت، خودمان هستیم، دلمان نمی*خواهد بشنویم. به عنوان نمونه، همه*ی ما چیزهایی در این مایه گفته*ایم: «جان فروشنده*ی فوق*العاده*ای است؛ اما همیشه آن طوری که باید پی گیر نیست و فروش خوبی ندارد.» یا «جین قابلیت*های زیادی دارد… ولی نمی*دانم اهل کار گروهی هم هست یا نه.» حتی اگر هم این خطا را مرتکب شده و این وابسته*های توصیفی را درباره*ی همکاران، دوستان یا حتی اعضای خانواده به کار برده باشید، شاید وقتش را پیدا نکرده*اید تا این «اما» ها را در مورد خودتان به کار ببرید.
وابسته*های توصیفی شما چیست؟ اگر قرار می*شد همکارانتان شما را توصیف کنند. چه «اما» هایی دنبال توصیفشان می*آورند؟ اگر می*خواهید نتایج خود را بهبود بخشید، نیاز دارید «اما» های خودتان را هم شناسایی و مورد بررسی قرار دهید. هر چه بیشتر این وابسته*های توصیفی را حذف کنید، زندگی*تان روال بهتری پیدا خواهد کرد.
۸-بپرسید که چه خدمتی می*توانید انجام دهید
دو کله، شاید بهتر از یک کله باشد، ولی سه، چهار، پنج و گاه، یک دو جین فکر، خیلی بدتر است. هر چه تعداد آدم*های دخیل در پروژه*ای را زیادتر کنید، فرآیندش را کندتر خواهید کرد (کافیست به کنگره ی آمریکا نگاه کنید). واقعیت امر این است که اگر برای جلسه*ای، گفت*وگویی یا پروژه*ای، دستاوردی به ارمغان نمی*آورید، بهتری است وقت خود را صرف کارهای دیگر کنید.
این راهبرد، از سوی شما مقداری شجاعت و جسارت می*طلبد. همه دلشان می*خواهد در کارها دخیل باشند، در جریان باشند، ولی این موضوع همیشه ضروری نیست. در واقع، دل به دریا می*زنم و می*گویم که ۲۰ تا ۲۵ درصد جلساتی که در حال حاضر در آن*ها شرکت می*کنید، اتلاف وقت کامل*اند. به جلسه می*روید، می*نشینید، شاید یکی دو بار نظرتان را جویا می*شوند، اما از نظر استفاده*ی بهینه از وقت، یک چهارم جلساتی که فعلاً در آن*ها شرکت دارید، احتمالاً چیزی برایتان به ارمغان نمی*آورد.
با مطرح کردن پرسشی ساده باید جلساتی را که در آن*ها شرکت می*کنید. سبک / سنگین نمایید: چه خدمتی می*توانم بکنم؟ اگر می*توانید چیزهایی مشروع و واقعی ارائه دهید، حتماً باید شرکت کنید. ولی اگر قرار باشد که فقط فضا را اشغال کنید، بهتر است وقت خود را صرف کارهای مفیدتر دیگری بنماید.
۹-موضوعات پیشگیرانه را با جوهر قرمز بنویسید
بسیاری اوقات فهرستمان را بر اساس وظایف و مسئولیت*هایی که دیگران به ما سپرده*اند و یا پیگیری*ها، تهیه می*کنیم؛ اما اگر حواستان نباشد، کارتان می*شود مدام واکنش نشان دادن به موقعیت*هایی که پیش می*آید و از کارهایی که باید انجام دهید عقب می*افتید و تمامی آن کارهای پیشگیرانه و زمان*بندی شده به پایین فهرست منتقل می*شوند. به هر حال باید به کارهای پیش*بینی نشده هم رسید (همه این کار را می*کنند) ولی این نباید به قیمت کارهایی تمام شود که قرار بوده انجام دهید.
یکی از روش*هایی که به کمکش می*توانید کارهای پیشگیرانه و واکنشی خود را هم زمان انجام دهید، استفاده از دو قلم است به دو رنگ مختلف، در موقع نوشتن فهرست، هر کاری که در رده*ی پیشگیرانه می*گنجد را با رنگ قرمز نوشته و هر کاری که در رده*بندی واکنشی و پی گیری قرار می*گیرد، با جوهر سیاه، این تلاش بلافاصله بازخوردی تصویری در شما ایجاد می*کند و نشان می*دهد که بیشتر وقتتان را چطور می*گذرانید. این رویه، ضمناً شما را وا می*دارد که رویکردتان را نسبت به روزهایتان تغییر دهید. هیچ کس دنبال یک فهرست صرفاً واکنشی نیست، بنابراین کمی جوهر قرمز خیلی کارها می*تواند انجام دهد.
۱۰-هدف*های شخصی خود را با صدای بلند بخوانید
اگر فکر می*کنید که نوشتنشان دشوار بوده، سعی کنید هر روز آن*ها را با صدای بلند بخوانید. این یک سرود یا دعا نیست و درواقع روشی است که به کمک آن هدف*هایتان را ملموس و شخصی می*سازید. شما دنبال هدف*هایی هستید که درکشان نمایید و بعد در موردشان به هیجان بیایید. برای انگیزه پیدا کردن، هیچ راه بهتری جز با صدای بلند خواندن هدف*ها، وجود ندارد. حتی اگر آن*ها را جلوی آینه*ی حمام بخوانید، همین عمل، آن*ها را واقعی می*گرداند.
سونات